Patrick Billiet, administrateur délégue de MobileXpense

Automatiser la gestion des frais de déplacement des salariés de l'entreprise en s'appuyant sur une solution logicielle maison et des technologies web : c'est le métier de MobileXpense. L'objectif est évidemment de faire des économies, surtout en réduisant la charge de travail liée à l'encodage manuel des notes de frais, mais pas seulement... En tout cas, plus de 250 entreprises ont adopté cette solution qui permet à MobileXpense d'être dans le top 3 européen de ce métier de niche. 80% de son chiffre d'affaires est généré hors de Belgique. Interview avec son administrateur délégué Patrick Billiet. 

Quand l'entreprise a-t-elle été créée et avec quels moyens?

« L'entreprise a été créée en 2000 par Xavier Deleval et moi. A cette époque, nous étions responsables de la carte carburant chez Shell. Nos clients appréciaient beaucoup cette carte parce qu'elle leur permettait de contrôler efficacement les dépenses en carburant des salariés concernés, tout en assurant le reporting et l'intégration directe dans la comptabilité. En même temps, ils exprimaient un regret, celui que tous les autres coûts liés à la mobilité des salariés (les frais de restaurant par exemple) ne soient pas aussi bien traités.

Xavier et moi on s'est dit qu'il y avait là un espace intéressant pour créer notre propre entreprise... De là est née MobileXpense.

On a créé l'entreprise à partir d'une feuille blanche avec nos propres moyens, mais quelques mois plus tard, la Compagnie centrale 1909, (Groupe Josi), est entrée dans le capital comme actionnaire minoritaire pour soutenir notre développement. »

Le « plus » de MobileXpense ?

« Au fond nous sommes une plateforme virtuelle qui permet à nos clients d'automatiser le traitement de tous les coûts liés aux déplacements de leurs salariés sur la base du concept software as a service. Notre plateforme est accessible par Internet, les utilisateurs introduisent chacun les transactions qu'ils ont payées cash dans notre système. Chaque dépense est confrontée à la politique définie par l'entreprise cliente et acceptée si elle est conforme à cette politique ou rejetée si elle ne l'est pas.

D'autre part, notre plateforme intègre également les dépenses effectuées par cartes de crédit, nous avons en effet des interfaces avec les principaux émetteurs de cartes de crédit.

Au final, en automatisant le processus avec notre solution, nous estimons qu'une entreprise peut économiser jusqu'à 65% des coûts de traitement et jusqu'à 10% sur ses budgets déplacements parce que, les coûts étant plus visibles et plus transparents, les salariés se sentent davantage responsabilisés et donc, la politique de dépenses des entreprises est mieux respectée. »

Quelles sont les aides qui ont fait la différence?

« Les aides à deux niveaux. Il y a d'abord naturellement les coups de pouce de l'Agence Bruxelloise pour l'Entreprise, qui nous a aidés à décrocher des aides à l'embauche, des aides à l'investissement, etc.

A côté de cela, ce qui nous a beaucoup aidés au départ, c'est le soutien de ce qu'on appelle des early adopters parmi nos clients, des gens qui croyaient dans notre concept, qui nous ont fait confiance au point de proposer en interne dans leur société d'adopter notre solution. C'est d'autant plus précieux que nous nous sommes lancés auprès de grandes sociétés belges dans lesquelles il n'est pas toujours facile de savoir qui est le responsable effectif pour décider d'investir dans une solution comme la nôtre. »

Quel est votre principal défi pour l'avenir ?

« Un défi continuel pour nous, c'est l'internationalisation de notre activité. On a des clients dans plus de 35 pays, ce qui signifie que notre solution doit être conforme aux règles (notamment fiscales et comptables) en vigueur dans chacun de ces pays. C'est un défi technique mais aussi humain, nous avons besoin ici à Bruxelles de trouver des jeunes dynamiques et multilingues - on maîtrise 10 langues ici en interne. Eh bien, ce n'est pas si facile... En tout cas, il va falloir structurer l'organisation, modéliser notre approche pour pouvoir poursuivre notre croissance et maintenir la qualité de notre service au plus haut niveau. »